Die elektronische Datenverarbeitung in
Verbindung mit dem Internet kann sich als sehr nützlich erweisen
und helfen, Arbeitsabläufe wie das Tätigen von Telefonaten und das
Versenden von Geschäftsbriefen schneller zu koordinieren. So ist
der Datentransfer über Emailprogramme und Internet-Messenger der
derzeit einfachste und schnellste Weg, um wichtige Informationen
von A nach B zu schicken und oft auch in Echtzeit die benötigten
Daten zu erhalten. Präsentationen können zum Beispiel auf einen
Server hochgeladen werden und dann muss nur noch auf den
Internetlink verwiesen werden, damit jeder den Inhalt abspielen
kann. Besonders ein Messenger, der auch betriebsintern eingesetzt
werden kann, ermöglicht dabei eine schnelle Kommunikation unter
Geschäftspartnern und Angestellten, die nicht mehr zum Hörer
greifen und diverse Durchwahlnummern wählen müssen, um ihre
Kollegen und andere Stellen zu erreichen. Es gibt verschiedene
Anbieter, die diese Messenger zu Verfügung stellen und kostenlos
alternative Optionen wie das Telefonieren im Internet, das
Versenden von Dateien und Webcam-Funktionen anbieten. Hierfür muss
meist eine Software runter geladen und installiert werden. Oft gibt
es auch eine Open-Launch-Version, die es auch ermöglicht, das
Programm manuell ohne Installation zu öffnen. Nach der Installation
steht ein Programmfenster zur Verfügung, das meist nur einen
kleinen Teil des Bildschirmes einnimmt, aber auch maximiert werden
kann. In diesem Fenster können in Echtzeit Nachrichten verschickt
und erhalten werden. Dateien, wie zum Beispiel die nächste
Preiskalkulation, können oft direkt in das Chatfenster des
Messenger gezogen und abgeschickt werden. Je nach Übertragungsrate
und Dateigröße kommen diese dann innerhalb von Sekunden oder
Minuten in der angesteuerten Station an. Dies stellt eine große
Revolutionen dar und ist dafür verantwortlich, dass statt dem
konventionellen Weg über Briefe und Post, der sehr zeit-, kosten-
und personalintensiv ist, Verwaltungsprozesse nun effizient
durchgeführt werden können, nun eine Kommunikation in Echtzeit
möglich ist. Dabei gibt es normalerweise keine Einschränkungen
bezüglich dem Dateiformat. Eine weitere Option EDV-Prozesse zu
beschleunigen ist Voice over IP. Mit diesem Programm hat man als
Nutzer zum Beispiel die Möglichkeit, eine Telefonnummer, die man
über das Netz gefunden hat, innerhalb von wenigen Sekunden zu
wählen. Dafür muss die Telefonanlage zuvor mit dem Netzwerk
verbunden werden. Um den Anruf zu tätigen, muss man nur die
gewünschte Telefonnummer markieren und eine eigens an die Funktion
gebundene Taste drücken. Während dem Gespräch kann man dann die
Gesprächsdauer und gegebenenfalls andere Informationen einsehen. So
gibt es auch eine Funktion, die es ermöglicht, jeder gewählten
Nummer und jeder Emailadresse eine Visitenkarte zuzuordnen, die
dann alle relevanten Daten wie die Email- und Geschäftsadresse und
andere Informationen wie zum Beispiel das Lieblingslokal oder das
favorisierte Getränk eines wichtigen Geschäftspartners enthalten
kann. Mit dieser Software kann man zudem auch Faxe, die auf dem
Computer erstellt werden, versenden und bei Bedarf auch speichern.
Des weiteren gibt es diverse andere Programme, die die
elektronische Datenverarbeitung unterstützen können.
